Valutazioni e dati dei dipendenti in Zoho People: come configurarli correttamente

Valutazioni e dati dei dipendenti in Zoho People restano ordinati se tre decisioni precedono il primo ciclo. La prima riguarda quali campi della scheda dipendente ogni ruolo vede e modifica. La seconda riguarda quali metodi di valutazione attivare e con quale modello. La terza riguarda chi può cancellare record, perché le valutazioni cancellate non si recuperano.

Un ciclo di valutazione è il processo con cui l'azienda valuta le prestazioni dei dipendenti in un periodo definito. Comprende autovalutazione, revisione del responsabile, momenti di feedback e valutazione finale. In Zoho People il ciclo si basa su parametri come KRA, obiettivi, competenze e domande di revisione. Tutto ciò che il ciclo produce finisce nella scheda del dipendente.

Questa guida è la terza parte di una serie su Zoho People per piccole e medie imprese. La prima parte, «Primi 14 giorni con Zoho People: organigramma e onboarding nell'ordine giusto», tratta l'avvio del sistema. La seconda, «Ferie, presenze e orari di lavoro con Zoho People: guida alla configurazione», tratta ferie, presenze e orari. Questa terza parte riguarda valutazioni delle prestazioni, report HR e dati dei lavoratori secondo il GDPR.

La scheda dipendente è il record che raccoglie i dati anagrafici e contrattuali di ogni persona, e gli altri moduli vi fanno riferimento. Nel self-service l'HR stabilisce, per ciascun ruolo, quali campi il dipendente può vedere e quali può modificare. Questa scelta va fatta campo per campo.

Il criterio di partenza è la minimizzazione dei dati. L'articolo 5, paragrafo 1, lettera c) del GDPR richiede dati adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario per le finalità del trattamento. Un campo senza una finalità precisa non va creato.

Per i dati più delicati Zoho People offre due livelli di protezione. L'amministratore sceglie quali campi vengono cifrati quando sono memorizzati nel database di Zoho. I file dei dipendenti e i campi di caricamento file sono invece cifrati per impostazione predefinita.

Campi formula e campi di testo lungo

I campi formula calcolano il valore invece di farlo inserire all'utente, e si ricalcolano automaticamente. Supportano gli operatori +, -, * e /, con risultato numerico o di data. Nei calcoli sulle date il risultato arriva in millisecondi, da formattare secondo necessità.

Per i campi di testo su più righe, un utente segnala nella community di Zoho che il testo oltre il limite viene perso senza messaggio di errore. Conviene provare il limite prima di chiedere ai responsabili commenti lunghi. Se importa le schede da un foglio di calcolo, valgono gli stessi principi descritti nella guida su come importare i dati in Zoho CRM con preparazione e verifica.

I metodi di valutazione (Performance Methods) sono gli strumenti con cui Zoho People misura le prestazioni, e i loro risultati determinano il giudizio sul dipendente. Si attivano da Settings > Performance > Configuration > Performance Methods, con un interruttore per ciascun metodo. Prima di progettare il ciclo, verifichi che la Sua edizione di Zoho People includa il modulo Performance.

I metodi disponibili sono questi:

• Goals: obiettivi collegabili alle posizioni create in Timesheet e allineabili ai KRA.
• KRA (Key Result Area): i compiti essenziali per svolgere il ruolo e raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione.
• Feedback: tra colleghi, verso il responsabile e a 360 gradi.
• Skill Sets: competenze tecniche specifiche, come contabilità o linguaggi di programmazione, raggruppate per ambiti.
• Competency: combinazione di conoscenze, abilità e attributi personali, come capacità analitica e gestione delpersone.
• Summary: un questionario che aiuta i responsabili, nuovi e già in ruolo, a capire le prestazioni del proprio team.

Obiettivi e KRA si possono usare separatamente, insieme o collegati tra loro. La guida di Zoho raccomanda obiettivi SMART: specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e con una scadenza. Attivare tutti i metodi al primo ciclo moltiplica il lavoro di responsabili e dipendenti. Conviene partire da due metodi e aggiungerne altri a ciclo concluso.

Un ciclo di valutazione in Zoho People nasce da uno dei tre modelli di sistema forniti dal prodotto. Per ogni ciclo si scelgono i metodi di revisione: Self-Appraisal (autovalutazione), Multi-Rater Review e Manager Review (revisione del responsabile). La Multi-Rater Review raccoglie il giudizio dei colleghi con cui il dipendente ha lavorato.

Continuous Review permette revisioni mensili, trimestrali o semestrali, invece di una sola revisione annuale. I punteggi intermedi possono poi entrare nella valutazione finale. Per l'autovalutazione si possono caricare linee guida in formato PDF, DOCX o XLS.

Punteggi e pubblicazione

I punteggi possono essere a stelle, numerici, testuali o personalizzati. Si può aggiungere l'opzione N/A e fissare un limite di caratteri per i commenti. La pubblicazione dei punteggi è manuale oppure automatica, a una data e un'ora stabilite.

Normalizzazione, aumenti e lettera di valutazione

La normalizzazione adatta i punteggi a una distribuzione ideale definita dall'azienda, la cosiddetta curva a campana. Nell'esempio della guida di Zoho solo il 10% dei dipendenti può risultare Outstanding e solo il 40% Satisfactory. Anche l'aumento retributivo (Salary Hike) è un processo facoltativo successivo, eseguibile pure separatamente.

La lettera di valutazione parte alla pubblicazione della revisione finale. Viene archiviata automaticamente tra i file del dipendente. Per la firma elettronica si scelgono fino a tre destinatari, che firmano nell'ordine di selezione.

Questo esempio descrive un primo ciclo semplice per un'azienda con un reparto commerciale e uno amministrativo. I nomi delle impostazioni sono quelli della documentazione di Zoho People. KRA e obiettivi sono esempi da adattare alla Sua realtà.

1. In Settings > Performance > Configuration > Performance Methods attivi Goals e KRA e lasci spenti gli altri metodi.
2. Definisca un KRA per reparto, per esempio «Sviluppo del portafoglio clienti» e «Chiusura contabile mensile».
3. Colleghi a ogni KRA un obiettivo SMART, con una misura e una scadenza precise.
4. Crei il ciclo partendo da uno dei tre modelli di sistema, con Self-Appraisal e Manager Review.
5. Lasci spenta la Multi-Rater Review per il primo anno.
6. Carichi le linee guida per l'autovalutazione in formato PDF.
7. Imposti punteggi a stelle, con l'opzione N/A e un limite di caratteri per i commenti.
8. Scelga la pubblicazione manuale, così l'HR controlla ogni risultato prima che il dipendente lo veda.
9. Configuri la lettera di valutazione con due firmatari: prima il responsabile HR, poi il titolare.

Alla pubblicazione della revisione finale la lettera parte e resta nei file del dipendente. Normalizzazione e aumenti restano spenti nel primo ciclo. Una distribuzione ideale credibile si fissa meglio dopo aver visto i punteggi reali di un ciclo completo.

I report sulle prestazioni di Zoho People si trovano in Reports, nella scheda Organization Reports, in basso a sinistra nello schermo. Per report più elaborati Zoho People si integra con Zoho Analytics. Per le valutazioni, però, quell'integrazione ha un limite preciso.

Su questo punto la documentazione di Zoho non è coerente. La stessa pagina di aiuto dice che Analytics crea report su dati HR «come presenze, timesheet e prestazioni dei dipendenti». Poco sotto afferma che i report di Analytics non sono supportati per il servizio Performance. Conviene quindi pianificare le analisi delle valutazioni sui report interni di Zoho People.

Limiti dell'integrazione con Zoho Analytics

La guida di Zoho indica anche questi limiti:

• Chi crea il primo report diventa proprietario di Analytics, l'unico con accesso alle formule aggregate.
• Se il proprietario lascia l'azienda o perde il servizio, i dati dei report diventano inaccessibili e la sincronizzazione si ferma.
• Solo il super amministratore può trasferire la proprietà.
• I report sulle presenze richiedono un periodo di paga configurato e si aggiornano solo alla sua chiusura.
• Chi riceve un report condiviso vede solo i dati che ha il permesso di vedere.

Il primo report va quindi creato da un account amministrativo stabile. Per il resto dell'analisi dei dati aziendali trova una panoramica nella pagina su Zoho Analytics in Italia.

Zoho People offre funzioni che aiutano a gestire i diritti degli interessati, cioè le persone a cui i dati si riferiscono. Per l'articolo 4 del GDPR, un dato personale è qualsiasi informazione su una persona fisica identificata o identificabile. In un sistema HR quasi ogni campo rientra in questa definizione.

La pagina GDPR di Zoho People descrive questi strumenti:

• Accesso ai propri dati tramite self-service, con campi visibili o modificabili per ruolo.
• Cancellazione dei soli campi selezionati quando un dipendente chiede la cancellazione.
• Gestione del diritto di chiedere la limitazione del trattamento, che la pagina richiama espressamente.
• Esportazioni protette da password, utili anche per trasferire i dati a un altro titolare.
• Log di audit con la cronologia delle modifiche ai dati dei dipendenti.
• Restrizioni per indirizzo IP e area geografica sugli accessi.
• Cifratura dei campi scelti dall'amministratore.

Gli strumenti da soli non bastano. Per il principio di responsabilizzazione dell'articolo 5, paragrafo 2, il titolare deve saper dimostrare il rispetto dei principi. La stessa pagina di Zoho ricorda sanzioni fino a 20 milioni di euro o, per le imprese, fino al 4% del fatturato mondiale annuo dell'esercizio precedente, se superiore.

Il cestino di Zoho People conserva i record cancellati per 30 giorni, durante i quali si possono ripristinare. Si trova in Operations > Data Administration > Recycle Bin ed è pensato per amministratori e personale HR. I record compaiono nel cestino circa 30 secondi dopo la cancellazione.

Non tutto si ripristina allo stesso modo. Le schede cancellate dall'Employee Form e tutti i record dei moduli personalizzati si recuperano. I record cancellati nei moduli di sistema per ferie, presenze e prestazioni non si recuperano. Una valutazione cancellata per errore è quindi persa.

Il periodo di conservazione prima della rimozione definitiva si imposta in mesi. Il percorso è Settings > Manage Accounts > Organization Setup > Organization Policy > Recycle bin preference. La stessa pagina di Zoho parla altrove di 30 giorni fissi: legga quel valore come impostazione predefinita. Quando si cancella una scheda dipendente, l'accesso dell'utente collegato viene disattivato automaticamente.

In Svennis configuriamo e proviamo modelli e cicli di valutazione in un sandbox prima di toccare l'account di produzione, perché un ciclo di prova cancellato in produzione porta via record che non tornano. Data Administration permette di creare sandbox, copiare le personalizzazioni tra account e creare backup dei dati.

L'articolo 88 del GDPR permette agli Stati membri di fissare norme più specifiche sui dati trattati nei rapporti di lavoro. Il paragrafo 2 richiede che tali norme includano misure adeguate e specifiche a tutela della dignità, degli interessi legittimi e dei diritti fondamentali dell'interessato. Il testo cita in particolare i sistemi di monitoraggio sul luogo di lavoro.

La Corte di giustizia ha chiarito la portata di questa norma nella sentenza C-34/21 del 30 marzo 2023. Il caso riguardava lo streaming delle lezioni in videoconferenza nelle scuole del Land Assia. Il sistema era stato introdotto senza il consenso preventivo degli insegnanti. Il ministero sosteneva che una norma regionale sui dati dei dipendenti bastasse a giustificarlo.

La Corte ha stabilito che una norma nazionale che non rispetta l'articolo 88, paragrafo 2, va disapplicata. Resta applicabile solo se costituisce da sola una base giuridica valida secondo il GDPR. Per un'azienda il messaggio è pratico: una regola nazionale sui dati dei dipendenti va verificata, non presunta.

In Italia il controllo a distanza dei lavoratori è regolato dall'articolo 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei lavoratori), oltre che dal GDPR. L'articolo 114 del Codice privacy richiama espressamente questa norma. Prima di attivare funzioni di localizzazione o di analisi delle prestazioni, verifichi le condizioni con il Suo consulente del lavoro. Questa guida non sostituisce quel parere.

La questione tocca direttamente le valutazioni in Zoho People. Con l'integrazione di presenze e ferie, i revisori vedono ferie godute, percentuale di presenza, orario medio, schemi di accesso e straordinari. Sono dati utili, ma avvicinano molto la valutazione al monitoraggio. Decida se attivare l'integrazione solo dopo il parere del consulente.

Un secondo controllo riguarda i sub-responsabili, cioè i fornitori terzi di Zoho che possono accedere ai dati del servizio. Con Zoho One valgono i sub-responsabili di ciascun prodotto del pacchetto. Per le funzioni AI Zoho usa fornitori che possono trattare prompt e contenuti. Consulti l'elenco dei sub-responsabili di Zoho per Zoho People e per il data center del Suo account, e si iscriva alle notifiche sulle modifiche.

Il Regolamento prevede una deroga sulla tenuta del registro per le organizzazioni con meno di 250 dipendenti, ma non vale per i trattamenti non occasionali. La gestione dei dati dei dipendenti in un sistema HR non è occasionale. Secondo il Garante, anche un'impresa con un solo dipendente deve tenere il registro, almeno per questi trattamenti.

Le decisioni seguenti vanno prese e messe per iscritto prima di aprire il primo ciclo di valutazione in Zoho People. La tabella indica dove si trova ciascuna impostazione e che cosa decidere.

Impostazione	Dove si trova	Cosa decidere
Permessi sui campi	Self-service, per ruolo	Chi vede e chi modifica ogni campo
Campi cifrati	Scheda dipendente	Quali dati delicati cifrare
Metodi di valutazione	Settings > Performance > Configuration > Performance Methods	Quali metodi attivare nel primo ciclo
Modello e revisori	Creazione del ciclo	Modello di sistema, autovalutazione, responsabile, colleghi
Pubblicazione dei punteggi	Impostazioni del ciclo	Manuale o automatica
Integrazione presenze e ferie	Impostazioni del ciclo	Attivarla solo dopo il parere del consulente del lavoro
Conservazione dei record cancellati	Organization Policy > Recycle bin preference	Numero di mesi
Proprietario di Analytics	Primo report creato	Un account amministrativo stabile

Il passo successivo è provare il ciclo in un sandbox con alcuni dipendenti di prova, poi aprirlo in produzione. Limiti anche i permessi di cancellazione ai soli amministratori. Se sta ancora valutando il prodotto, trova una panoramica nella pagina dedicata a Zoho People in Italia.

• Zoho People: Performance Methods
• Zoho People: Appraisal Process
• Zoho People: Zoho Analytics Reports
• Zoho People: Recycle Bin e conservazione dei dati
• Zoho People: GDPR Compliance
• Zoho: Service Specific Subprocessors
• Zoho Community: discussioni su Zoho People
• Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), EUR-Lex
• Corte di giustizia, causa C-34/21, EUR-Lex