Primi 14 giorni con Zoho People: l'ordine di impostazione che regge
Nei primi 14 giorni con Zoho People, organigramma e onboarding vanno impostati in un ordine preciso. Prima il data center, poi l'edizione, la struttura organizzativa, l'anagrafica dei dipendenti, i responsabili e gli approvatori. Solo alla fine si configurano i flussi di onboarding. Invertire l'ordine costringe a rifare lavoro già svolto.
Zoho People è il software HR in cloud di Zoho, pensato per semplificare i processi del personale, migliorare il coinvolgimento dei dipendenti e la produttività. L'onboarding è il processo con cui l'azienda accoglie e inserisce un nuovo assunto. In Zoho People l'onboarding è un servizio dedicato, con flussi configurabili per candidati e nuovi dipendenti.
La ragione dell'ordine è pratica. Un flusso di onboarding presenta il nuovo assunto al suo team e gli assegna documenti e formazione. Per farlo servono reparti, responsabili e ruoli già definiti. Se l'anagrafica cambia dopo, anche i flussi vanno rivisti.
Questa guida è la prima parte di una serie in tre parti su Zoho People per piccole e medie imprese. Riguarda la configurazione iniziale. La seconda parte tratterà ferie, presenze e rilevazione del tempo. La terza parte riguarderà valutazioni delle prestazioni, report HR e dati dei dipendenti secondo il GDPR.
Data center europeo di Zoho People: la scelta da fare prima della registrazione
Il data center di Zoho People si decide al momento della registrazione, e cambiarlo in seguito è costoso. Zoho assegna automaticamente il data center in base alla posizione dell'utente, ricavata dall'indirizzo IP. Da quel momento i dati restano nel data center assegnato. Non si spostano in base al luogo da cui si accede.
Zoho People elenca sette data center. Quello europeo risponde all'indirizzo people.zoho.eu, quello statunitense a people.zoho.com. Chi registra l'account da una sede italiana dovrebbe quindi ritrovarsi sul dominio europeo. Conviene verificarlo il primo giorno, prima di caricare qualsiasi dato.
Uno spostamento successivo richiede una richiesta di migrazione, da inviare via email a migrations@zohoaccounts.com. Zoho prevede questa possibilità per motivi normativi o geopolitici. La pagina di Zoho sulla migrazione del data center elenca però ciò che non viene trasferito:
- i dati dei Feeds;
- i file caricati tramite WorkDrive;
- i Blueprint e lo storico di approvazioni, solleciti e TAT;
- i link dei moduli web e le connessioni Zoho in Developer Space;
- i dati di Zoho Analytics;
- il portale Kiosk, da ricreare da zero nell'organizzazione migrata.
Inoltre tutte le integrazioni, interne ed esterne, vanno riconfigurate dopo la migrazione. Un controllo di cinque minuti all'inizio evita tutto questo lavoro.
Edizione e licenze di Zoho People: cosa dice la pagina prezzi
Un'azienda di 20 persone ha bisogno di un'edizione a pagamento di Zoho People, perché l'edizione gratuita copre al massimo 5 utenti. Le edizioni a pagamento sono quattro: Essential HR, Professional, Premium ed Enterprise. Tutte richiedono un minimo di 5 utenti. Oltre i 500 utenti Zoho chiede di richiedere un preventivo.
La prova gratuita dura 30 giorni e dà accesso a tutte le funzioni. Alla scadenza l'account passa automaticamente al piano Free. Per questo la scelta dell'edizione va fatta entro la fine della prova, non dopo. La pagina prezzi di Zoho People riporta il costo per utente al mese di ogni edizione; lo verifichi lì al momento dell'acquisto.
Tre regole della pagina prezzi incidono sul budget:
- la fatturazione annuale fa risparmiare più del 20% rispetto a quella mensile;
- le licenze si applicano solo agli utenti attivi, e la licenza di un utente disattivato si può riassegnare;
- il supporto via email 24/5 è incluso in tutti i piani senza costi aggiuntivi.
Alcune funzioni dipendono dall'edizione. Enterprise aggiunge a Premium l'HR help desk, un sistema di gestione della formazione e la sandbox. La sandbox è un ambiente virtuale per provare nuove funzioni e integrazioni prima della messa in produzione. Il servizio OKR, per definire e seguire obiettivi misurabili, è disponibile da Premium. L'analisi avanzata richiede un abbonamento attivo a Zoho Analytics.
Struttura organizzativa in Zoho People: entità legale, business unit e divisione
La struttura organizzativa di Zoho People è la funzione che tiene più società o entità legali in un unico account. La gerarchia ha tre livelli. L'entità legale è una società che opera in modo indipendente, con propri diritti e obblighi su contratti e pagamenti. La business unit è un'unità operativa dentro l'entità legale. La divisione è una parte della business unit, di solito basata su sede o prodotto.
La funzione si attiva da Settings > Manage Accounts > Organization Setup > Organization Structure > Configuration. I nomi dei livelli sono modificabili: "Legal entity" può diventare, per esempio, "Company". I reparti restano un elemento separato e non si possono associare alle entità della struttura.
La tabella confronta le tre opzioni che la documentazione di Zoho descrive.
| Aspetto | Organization Structure | Multi-Organization | Reparti |
|---|---|---|---|
| URL e licenza | Un solo URL e una sola licenza | Un URL, un abbonamento e una licenza per ogni organizzazione | Interni all'account |
| Rapporti gerarchici | Un dipendente può riportare a un responsabile di un'altra entità | Nessun rapporto tra organizzazioni, gerarchie isolate | Indipendenti dalla struttura |
| Uso indicato | Più società sotto la stessa capogruppo | Organizzazioni del tutto indipendenti | Raggruppamento funzionale del personale |
Per una PMI con una sola società, la struttura può restare semplice: un'entità legale, una business unit e le divisioni per sede. Multi-Organization serve solo quando le organizzazioni devono restare davvero separate.
Anagrafica dei dipendenti: importazione con reparti coerenti ed email univoche
L'anagrafica dei dipendenti è la base di tutto ciò che segue, quindi va caricata pulita al primo tentativo. Le guide di Zoho One descrivono tre modi per aggiungere utenti: inserimento manuale, importazione da file e sincronizzazione da una directory esistente. La directory può essere, per esempio, Okta, JumpCloud o Active Directory.
Zoho indica l'inserimento singolo, con il pulsante Add User nella scheda Users, per le piccole aziende che aggiungono poche persone alla volta. L'importazione da file è indicata per le aziende medie che portano in Zoho le proprie attività digitali. Chi ha un uso esteso di Active Directory può usare lo strumento AD sync. AD sync sincronizza la directory con Zoho One e permette sincronizzazioni periodiche pianificate.
Per un'azienda di 20 persone l'importazione da file è la strada più ordinata. Zoho dà due regole per il foglio di calcolo:
- usare nomi di reparto coerenti, scritti sempre allo stesso modo;
- assegnare a ogni utente un indirizzo email univoco.
Le due regole sembrano banali, ma pesano. "Amministrazione" e "Ufficio amministrativo" diventano due reparti distinti. Due colleghi con la stessa casella condivisa non possono essere due utenti separati. Controlli il file prima dell'importazione, non dopo.
Responsabili, approvatori e accesso amministrativo in Zoho People
Responsabili e approvatori in Zoho People non dipendono dalla struttura organizzativa. Un dipendente di un'entità può riportare a un responsabile di un'altra entità. Anche l'approvatore di una richiesta è indipendente dalla società, dalla divisione o dall'entità del dipendente. Questa flessibilità è utile, ma obbliga a decidere esplicitamente chi approva cosa.
Prima di configurare le approvazioni conviene scrivere su un foglio tre informazioni per ogni persona: reparto, responsabile diretto e approvatore delle richieste. Nella seconda parte della serie questo schema servirà per ferie e presenze.
L'accesso amministrativo va limitato. Le guide di Zoho One raccomandano di riservare l'accesso completo di amministratore a pochi utenti fidati. Suggeriscono anche di delegare responsabilità specifiche: per esempio le impostazioni CRM al responsabile commerciale e le app finanziarie al responsabile amministrativo. Zoho sconsiglia di dare a tutti l'accesso a tutte le app e consiglia di partire da quelle che servono al lavoro di ogni team.
Se Zoho People fa parte di Zoho One, i gruppi aiutano. Gli utenti si possono raggruppare per reparto, ruolo, sede o funzione. Le app assegnate a un gruppo restano coerenti per tutto il team. Per i dipendenti, il punto di partenza in Zoho People 5.0 è Home > My Space > Overview, che sostituisce la pagina Self Service della versione 4.0.
Onboarding in Zoho People: flusso candidato e flusso dipendente
Il servizio di onboarding di Zoho People offre due flussi distinti: il Candidate Onboarding Flow e l'Employee Onboarding Flow. Il primo lavora prima dell'assunzione, il secondo dal primo giorno.
Candidate Onboarding Flow
Il Candidate Onboarding Flow è un flusso di pre-onboarding personalizzabile. Invia un invito ai candidati selezionati, che compilano i propri dati personali e professionali. Prima dell'ingresso in azienda si possono inviare e raccogliere firmati la lettera di offerta, le condizioni di impiego, l'autorizzazione ai controlli preliminari e l'accordo di riservatezza (NDA).
Employee Onboarding Flow
L'Employee Onboarding Flow offre al nuovo assunto un'introduzione completa all'azienda. Può partire nella data di assunzione. Comprende documenti e policy da leggere e accettare, la presentazione ai colleghi e una panoramica di obiettivi e formazione richiesta.
Cosa fa l'amministratore
Nello spazio Operations, dedicato alla gestione dell'onboarding, l'amministratore può:
- inviare inviti ai nuovi assunti;
- inviare documenti per la firma elettronica;
- compilare checklist;
- convertire i candidati in dipendenti;
- personalizzare i due flussi, i permessi e i moduli aggiuntivi.
La sezione Automation permette di personalizzare i modelli di notifica e altre automazioni. Scriva i testi delle notifiche in italiano prima del primo invio reale: sono la prima comunicazione che il nuovo assunto riceve.
Piano di 14 giorni per avviare Zoho People in un'azienda di 20 persone
Il piano che segue applica l'ordine descritto a un esempio: un'azienda con una sola società, 20 dipendenti e due sedi, Milano e Bologna. I reparti sono Amministrazione, Produzione e Commerciale. Ogni fase ha un risultato verificabile prima di passare alla successiva.
| Giorni | Attività | Risultato verificabile |
|---|---|---|
| 1 | Registrazione e controllo del data center | L'account risponde su people.zoho.eu |
| 2-3 | Confronto delle edizioni durante la prova di 30 giorni | Edizione scelta e data di acquisto fissata prima della scadenza |
| 4-5 | Struttura organizzativa: "Legal entity" rinominata "Company", una business unit, divisioni Milano e Bologna | Gerarchia visibile nelle impostazioni |
| 6-7 | Foglio di importazione e caricamento dei 20 dipendenti | Tre reparti scritti in modo coerente, 20 email univoche |
| 8-9 | Responsabili, approvatori e amministratori | Ogni dipendente ha responsabile e approvatore; due soli amministratori completi |
| 10-11 | Candidate Onboarding Flow con lettera di offerta e NDA | Invito di prova inviato a un indirizzo interno e documenti firmati |
| 12-13 | Employee Onboarding Flow con policy, presentazione al team e formazione | Flusso completato da un collega che simula un nuovo assunto |
| 14 | Revisione finale e conversione di prova da candidato a dipendente | Elenco delle correzioni chiuso |
Due settimane bastano se le decisioni sono già prese. La parte lenta di solito è concordare responsabili e approvatori, non il lavoro nel software.
Errori comuni nell'avvio di Zoho People e come evitarli
Gli errori più frequenti nell'avvio di Zoho People nascono da decisioni rimandate o prese nell'ordine sbagliato. Eccone sei:
- Data center non verificato. Correggerlo dopo richiede una migrazione che non trasferisce Blueprint, file WorkDrive e portale Kiosk.
- Divisioni usate come reparti. I reparti sono indipendenti dalla struttura e non si associano alle entità.
- Multi-Organization senza necessità. Ogni organizzazione richiede un proprio abbonamento, e i rapporti gerarchici tra organizzazioni non sono ammessi.
- File di importazione sporco. Nomi di reparto incoerenti ed email duplicate producono un'anagrafica da correggere a mano.
- Troppi amministratori. Zoho raccomanda di limitare l'accesso completo a pochi utenti fidati.
- Prova lasciata scadere. Dopo 30 giorni l'account passa al piano Free, che copre al massimo 5 utenti.
Nei progetti di avvio seguiti da Svennis controlliamo il dominio del data center e il file di importazione prima di invitare il primo dipendente. Quando questo passaggio salta, lo vediamo tornare come correzione tardiva su anagrafiche e flussi già in uso.
Un settimo errore riguarda l'onboarding avviato troppo presto. Un flusso che presenta il nuovo assunto al team funziona solo se responsabili e reparti sono già corretti. Per questo il piano mette l'onboarding negli ultimi giorni.
Zoho People in un'azienda italiana: paghe, lingua e ferie
Un'azienda italiana non può elaborare le buste paga dentro l'ecosistema Zoho: le paghe restano al consulente del lavoro o al fornitore di elaborazione paghe già in uso. Il sito di Zoho Payroll elenca edizioni regionali per GCC, Canada, India e USA. La pagina delle integrazioni di Zoho People indica invece Zoho Payroll per India, Arabia Saudita ed Emirati Arabi Uniti. Le due pagine descrivono la copertura in modo diverso, ma nessuna delle due include l'Italia.
La panoramica delle integrazioni paghe di Zoho People elenca quattro integrazioni. Una riguarda il Regno Unito, una l'India, una è indicata come globale, più la stessa Zoho Payroll. Solo Zoho Payroll e l'integrazione globale supportano la struttura organizzativa. Chi usa un software paghe non supportato riceve da Zoho il consiglio di passare a una soluzione supportata. In pratica, per il 2026 conviene pianificare uno scambio ordinato di dati con chi elabora le paghe.
Due altri aspetti riguardano l'Italia. Le funzioni rilasciate a giugno 2026 sono disponibili inizialmente solo in inglese, con altre lingue annunciate in seguito. A maggio 2026 la galleria delle ferie ha aggiunto modelli di policy preconfigurati per l'Italia. Se ne parlerà nella seconda parte della serie.
Infine, il data center europeo è il punto di partenza per chi tratta dati del personale in Europa. La terza parte della serie affronterà i dati dei dipendenti in relazione al regolamento europeo sulla protezione dei dati.
Prossimi passi dopo i primi 14 giorni con Zoho People
Dopo i primi 14 giorni, Zoho People dovrebbe avere un data center verificato, un'edizione scelta, una struttura organizzativa chiara, un'anagrafica pulita e due flussi di onboarding provati. I passi successivi sono concreti:
- Acquisti l'edizione scelta prima della scadenza della prova, valutando la fatturazione annuale.
- Concordi con il consulente del lavoro quali dati di presenze e assenze deve ricevere, e con quale cadenza.
- Usi il primo nuovo assunto reale come verifica del flusso e annoti ogni correzione.
- Se registra ore su commesse, tenga presente che i timesheet si integrano con Zoho Projects e con Zoho Books.
- Prepari lo schema di ferie e presenze, oggetto della seconda parte di questa serie.
Per capire come Zoho People si inserisce nel resto degli strumenti aziendali, e quale supporto è disponibile per l'avvio, consulti la pagina dedicata a Zoho People in Italia. La trova utile soprattutto se l'azienda ha più società o sedi da gestire nello stesso account.
Fonti
- Zoho People: Data Center Migration
- Zoho People: prezzi ed edizioni
- Zoho People: Organization Structure
- Zoho People: Onboarding Service Overview
- Zoho People: Payroll Integrations
- Zoho Payroll
- Zoho People 5.0 Administrator Guide
- Zoho One: 3 ways to onboard employees
- Zoho One: Adding and Managing users and Groups
