Ferie, presenze e orari di lavoro con Zoho People: guida alla configurazione

Ferie, presenze e orari di lavoro con Zoho People si configurano in quattro passi, sempre nello stesso ordine. Prima vengono le politiche ferie e il calendario di lavoro, poi la politica presenze. Seguono straordinari e turni, e per ultimo il metodo di timbratura. In questo ordine ogni regola aziendale diventa un'impostazione del sistema, e il risultato è un registro delle ore utilizzabile, non un calendario scollegato.

Una politica presenze (Attendance Policy) è l'insieme di regole con cui Zoho People stabilisce se un dipendente risulta presente per mezza giornata o per l'intera giornata. La stessa politica stabilisce come si calcolano le ore lavorate. Le politiche ferie (Leave Policy) definiscono invece quanti giorni spettano, a chi e con quali restrizioni.

Questa guida è la seconda parte di una serie in tre parti su Zoho People per piccole e medie imprese. La prima parte, «Primi 14 giorni con Zoho People: organigramma e onboarding nell'ordine giusto», copre l'impostazione iniziale. Le indicazioni valgono sia per Zoho People come applicazione autonoma sia all'interno di Zoho One.

Gli Stati membri devono obbligare i datori di lavoro a predisporre un sistema che misuri l'orario di lavoro giornaliero di ciascun lavoratore. Lo ha stabilito la Corte di giustizia, in Grande Sezione, nella sentenza del 14 maggio 2019 nella causa C-55/18, CCOO contro Deutsche Bank SAE. La causa era partita il 26 luglio 2017 con un'azione collettiva del sindacato CCOO davanti all'Audiencia Nacional spagnola.

Deutsche Bank usava un calendario delle assenze che registrava solo assenze di giornata intera, come le ferie. Non misurava né la durata del lavoro né gli straordinari. Secondo la Corte, senza un sistema di registrazione non è possibile determinare in modo oggettivo e affidabile le ore lavorate e gli straordinari.

La sentenza richiama i limiti della direttiva 2003/88, che la registrazione dell'orario serve a rendere verificabili:

• un riposo giornaliero minimo di 11 ore consecutive ogni 24 ore;
• un riposo settimanale ininterrotto di 24 ore, più le 11 ore di riposo giornaliero;
• un orario medio settimanale non superiore a 48 ore, straordinari compresi.

Per un'azienda la conseguenza pratica è che un calendario delle ferie da solo non basta: servono le ore di ogni giorno. In Italia queste ore confluiscono nel Libro unico del lavoro.

In Italia le ore lavorate confluiscono nel Libro unico del lavoro (LUL), il registro previsto dall'articolo 39 del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112. Il decreto è stato convertito con modificazioni dalla legge 6 agosto 2008, n. 133.

Zoho People registra le presenze, ma non produce il LUL. L'obbligo di tenere il LUL resta del datore di lavoro; di norma lo elabora per suo conto il consulente del lavoro o un altro professionista abilitato.

La configurazione di Zoho People deve quindi servire a un passaggio preciso: consegnare ogni mese al consulente dati completi e già classificati. Ferie, permessi e straordinari devono avere in Zoho People le stesse categorie che il consulente usa nelle paghe. Se le categorie non coincidono, qualcuno le riclassifica a mano, e l'errore diventa probabile.

In Svennis, prima di attivare le presenze, chiediamo al consulente del lavoro quali voci di assenza e di straordinario usa per il LUL. Poi creiamo in Zoho People tipi di permesso e politiche con le stesse voci, così l'esportazione arriva al consulente senza riclassificazioni.

Zoho People gestisce ferie, presenze e turni con tre servizi distinti, ciascuno con impostazioni proprie. Dalla versione 5.0, Presenze (Attendance) e Turni (Shifts) sono due servizi separati. Il servizio Turni funziona anche se il servizio Presenze è disattivato.

• Ferie (Leave): politiche ferie, richieste, saldi, festività, calendario di lavoro, periodo di paga e riposi compensativi.
• Presenze (Attendance): politica presenze, timbrature, straordinari e avvisi sulle anomalie.
• Turni (Shifts): creazione dei turni, assegnazione ai dipendenti, rotazioni e cambi turno.

Il servizio Turni è incluso in tutti gli abbonamenti e si attiva da solo quando si abilita un servizio di tempi e presenze. Il tracciamento della posizione richiede invece l'edizione Professional o superiore.

I ruoli sono tre. I dipendenti chiedono ferie, vedono saldo e festività, timbrano e chiedono un cambio turno. I responsabili approvano le richieste dei propri collaboratori e possono essere autorizzati ad assegnare i turni. Gli amministratori configurano le politiche. A dipendenti selezionati si può dare accesso amministrativo alle impostazioni o ai dati di un singolo servizio.

Le politiche ferie si creano, si clonano e si modificano in Settings > Leave > Configuration > Leave Policy. Il punto di partenza più rapido è la Leave Type Gallery, che contiene politiche predefinite per 13 paesi, tra cui l'Italia. Conviene partire dal modello italiano e adattarlo alle regole del contratto applicato in azienda.

Prima di tutto controlli che ogni scheda dipendente abbia la data di assunzione (Date of Joining). Senza questo dato le funzioni del servizio Ferie non operano. Poi scelga, per ogni tipo di permesso, uno dei quattro criteri di maturazione:

• fisso: un numero stabilito di giorni, per esempio 12 all'anno;
• basato sull'anzianità: una quantità variabile secondo l'esperienza del dipendente;
• a concessione (grant-based): giorni attribuiti tramite richieste di concessione autorizzate dal responsabile;
• basato sulla presenza: giorni maturati in base alla presenza, con cadenza annuale, mensile, settimanale o istantanea.

Ogni tipo può essere retribuito, non retribuito, servizio esterno (on-duty) o festività facoltativa (restricted holiday). L'opzione di azzeramento (reset) decide il riporto. Se è attiva, il residuo non passa al ciclo successivo; se è disattivata, il residuo si somma al nuovo saldo. Il calcolo pro rata (Prorate Accrual) esiste solo nelle politiche basate sull'anzianità. Se resta disattivato, chi entra dopo la data di validità della politica non matura nulla nel primo ciclo.

Una restrizione completa la politica. La politica di cumulo (clubbing) impedisce di prendere certi tipi di permesso in giorni consecutivi o sovrapposti.

Il calendario di lavoro stabilisce in Zoho People quali giorni sono lavorativi. Gli amministratori lo impostano nel servizio Ferie insieme al periodo di paga, che conviene allineare al mese su cui il consulente elabora le buste paga. Nello stesso servizio si aggiungono le festività e le giornate lavorative eccezionali (Exceptional Working Day), cioè giorni di norma non lavorativi in cui l'azienda lavora.

I dipendenti usano la scheda Leave nella barra laterale sinistra. Lì vedono il riepilogo e il saldo ferie, le festività e i propri turni. Dalla stessa scheda chiedono ferie, riposi compensativi e regolarizzazioni, cioè correzioni di una presenza registrata in modo incompleto.

Gli amministratori dispongono delle Leave service operations, uno spazio centrale per richieste di ferie, riposi compensativi e festività di tutta l'azienda.

Un'impostazione collega le ferie alle presenze e va attivata quasi sempre. Nelle preferenze di timbratura si può impedire di inserire presenze, regolarizzazioni, richieste di servizio esterno o permessi orari nei giorni con ferie approvate. Così un giorno di ferie non può risultare anche lavorato, e i dati consegnati al consulente restano coerenti.

La politica presenze si configura in Settings > Attendance > Configuration > Attendance Policy, e la prima scelta è la modalità. In modalità rigida (Strict mode) servono un numero fisso di ore per la mezza giornata e per la giornata intera. In modalità flessibile (Lenient mode) basta una timbratura valida per risultare presenti. Per ricostruire le ore giornaliere, come richiede la sentenza C-55/18, la modalità rigida è la scelta più coerente.

La seconda scelta riguarda il calcolo delle ore lavorate, con due opzioni:

• primo ingresso e ultima uscita: conta il tempo tra la prima entrata e l'ultima uscita, ignorando le timbrature intermedie;
• ogni entrata e uscita valida: conta solo le timbrature valide, quindi le pause timbrate non si sommano alle ore.

Altre opzioni incidono direttamente sui numeri che arrivano al consulente. L'arrotondamento (Round-off) adatta entrata, uscita e ore totali a orari arrotondati. Se sono attivi sia lo straordinario sia il limite massimo di ore, il tempo oltre il limite non conta come straordinario. Si può poi decidere se weekend, festività e ferie entrano nel calcolo dei giorni o delle ore retribuite. Le ore notturne si impostano per ogni sede di lavoro, così da applicare calcoli di paga diversi.

Di norma una politica rivista vale solo per le presenze registrate da quel momento in poi. L'opzione Update older attendance entries based on the revised policy la riapplica anche alle presenze già registrate. Prima di usarla, concordi il periodo con il consulente, perché cambia dati che potrebbe avere già elaborato.

Immagini un ufficio in cui la giornata intera vale 8 ore e la mezza giornata 4, con timbratura da app o da web. La configurazione richiede quattro impostazioni:

1. In Attendance Policy scelga la modalità rigida, con 4 ore per la mezza giornata e 8 ore per la giornata intera.
2. Come calcolo scelga ogni entrata e uscita valida se i dipendenti timbrano la pausa pranzo; altrimenti scelga primo ingresso e ultima uscita.
3. Attivi l'arrotondamento con un margine di 15 minuti.
4. In Overtime Policy imposti lo straordinario giornaliero oltre le 8 ore e quello settimanale oltre le 40 ore per settimana di calendario.

Con queste impostazioni, un dipendente che timbra alle 8:50 risulta entrato alle 9:00. Se in un giorno lavora 10 ore, Zoho People lo segna presente per la giornata intera con 2 ore di straordinario. Se lavora meno di 8 ore ma almeno 4, risulta presente per mezza giornata.

Prima di estendere la politica a tutta l'azienda, faccia due verifiche. Controlli che l'arrotondamento non sposti le ore sempre nella stessa direzione, a favore o a sfavore dei dipendenti. Poi confronti una settimana di dati di un reparto pilota con i fogli presenze che usa oggi.

La politica straordinari (Overtime Policy) calcola le ore extra e le raccoglie in un report, ma non modifica lo stato di presenza. Un dipendente risulta presente o assente secondo la politica presenze; la politica straordinari non cambia questo stato né i dati degli altri report.

Ogni politica si applica per sede, reparto, divisione o tipo di rapporto. Se un dipendente rientra in più politiche, vale quella per tipo di rapporto, come tempo pieno, part-time o contratto a termine. Seguono, in ordine, reparto, sede e divisione.

Alcuni comportamenti sono fissi. L'invio dello straordinario a posteriori (Post Overtime) non si può disattivare. Lo straordinario settimanale si calcola per settimana di calendario. Le notifiche sulla media settimanale controllano fino alle ultime 6 settimane: sono un segnale utile rispetto al limite medio di 48 ore, non una verifica completa.

Eliminare una politica straordinari cancella in modo definitivo tutti i dati di straordinario dei dipendenti coperti, senza possibilità di recupero. Il report si esporta in XLS, XLSX o CSV. Se desidera analizzare gli straordinari per reparto nel tempo, può caricare le esportazioni in Zoho Analytics.

I turni in Zoho People definiscono gli orari attesi, e il servizio Turni li gestisce con assegnazione (shift mapping), rotazioni e cambi turno. I dipendenti vedono il proprio turno e timbrano durante l'orario del turno. Le ore lavorate fuori dal margine del turno contano come straordinario, purché le ore minime della giornata siano state svolte entro quel margine.

La timbratura può arrivare da quattro fonti: web, app mobile, dispositivo biometrico o kiosk. Un'opzione obbliga a timbrare l'uscita con la stessa fonte usata per l'entrata. Un'altra blocca le timbrature impartite tramite gli assistenti vocali di iOS.

Zoho People offre anche il riconoscimento facciale, che confronta con l'AI un'immagine scattata alla timbratura con la foto del profilo. In Italia però il Garante ritiene illecito l'uso di dati biometrici per rilevare le presenze. Per la timbratura usi quindi web, app mobile o kiosk senza riconoscimento facciale.

Per la timbratura da web Zoho People usa la posizione fornita dal browser, che l'utente può alterare. Con un'accuratezza sopra i 3000 metri mostra una posizione basata sull'indirizzo IP. Per una posizione affidabile Zoho raccomanda l'app, che usa il GPS del dispositivo.

Gli avvisi sulle anomalie coprono cinque casi: entrata in ritardo, uscita anticipata, entrata mancata, ore insufficienti e ore insufficienti nella fascia centrale. Avvisano dipendente e responsabile, così le correzioni avvengono prima della chiusura del mese.

La geolocalizzazione in Zoho People registra la posizione del dipendente tramite il GPS dell'app, e solo tra entrata e uscita del turno. L'app chiede al dipendente il permesso di accedere alla posizione, e il dipendente può disattivarla in qualsiasi momento. Con il permesso «Durante l'uso dell'app», la posizione si rileva solo mentre l'app è in uso. La funzione richiede l'edizione Professional o superiore e si attiva scrivendo a support@zohopeople.com.

Conviene attivarla solo per chi ne ha bisogno. Una politica a livello di organizzazione vale per tutti i dipendenti senza una politica specifica. Dentro una politica specifica si può limitare il tracciamento per utenti, reparti, tipi di rapporto o qualifiche. Si può anche disporre l'uscita automatica dopo un numero di rilevazioni fallite consecutive, per esempio 4, o fuori dall'area consentita. In quel caso vale come uscita l'ultima rilevazione riuscita.

La tabella distingue i dati richiesti, quelli utili all'azienda e quelli da non raccogliere.

Dato	Richiesto da C-55/18 o LUL	Serve all'azienda	Impostazione in Zoho People
Ore lavorate giornaliere	Sì	Sì	Politica presenze e timbratura
Straordinari	Sì	Sì, per le paghe	Politica straordinari e report
Ferie e assenze	Sì	Sì	Politiche ferie e calendario
Posizione durante il turno	No	Solo per ruoli fuori sede	Geolocalizzazione in una politica specifica
Posizione fuori orario	No	No	Non rilevata: tracciamento solo tra entrata e uscita
Immagine del volto	No	No. In Italia il Garante ritiene illecito l'uso di dati biometrici per rilevare le presenze	Riconoscimento facciale disattivato

I dipendenti vedono i propri dati di posizione, i responsabili quelli dei collaboratori, gli amministratori quelli di tutta l'azienda.

La configurazione di ferie, presenze e orari in Zoho People procede meglio con una sequenza breve e verificabile. Ecco i passi, nell'ordine in cui conviene eseguirli:

1. Chieda al consulente del lavoro le voci di assenza e di straordinario che usa per il LUL.
2. Completi la data di assunzione in tutte le schede dipendente.
3. Crei le politiche ferie partendo dal modello italiano della Leave Type Gallery, poi imposti calendario, festività e periodo di paga.
4. Configuri la politica presenze in modalità rigida e la provi su un reparto pilota per una settimana.
5. Aggiunga la politica straordinari e verifichi il report esportato insieme al consulente.
6. Attivi la geolocalizzazione solo per i ruoli fuori sede che ne hanno bisogno. Prima servono l'accordo sindacale o l'autorizzazione dell'Ispettorato previsti dall'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori, un'informativa specifica ai dipendenti e una valutazione d'impatto.

Per la fase di prova può seguire lo stesso metodo della checklist di configurazione di Zoho CRM prima della messa in produzione: dati reali, un gruppo ristretto, confronto con il sistema attuale. Una panoramica del prodotto è nella pagina dedicata a Zoho People.

• Corte di giustizia UE, sentenza C-55/18 (CCOO contro Deutsche Bank), 14 maggio 2019
• Normattiva, D.L. 25 giugno 2008, n. 112, articolo 39
• Zoho People, Leave Service overview
• Zoho People, Setting up Leave Policies
• Zoho People, Setting up Attendance Policy
• Zoho People, Overtime Policy
• Zoho People, Shift Service overview
• Zoho People, Check-in and Check-out & Facial Recognition preferences
• Zoho People, Employee Location Tracking