Previsioni di vendita e obiettivi in Zoho CRM: quando i numeri sono affidabili
Le previsioni di vendita e gli obiettivi in Zoho CRM diventano affidabili quando tre elementi sono coerenti tra loro. Il primo è il periodo di previsione. Il secondo è l'obiettivo assegnato a ogni commerciale. Il terzo sono i dati delle trattative aperte.
A questi tre elementi si aggiunge un confronto mensile tra previsione e fatturato chiuso. Il modulo Forecast è disponibile nelle edizioni Enterprise e Ultimate.
Una previsione di vendita è una stima dei volumi di vendita calcolata soprattutto sui dati storici. Viene aggiornata spesso e si concentra sul futuro immediato. È la definizione che riporta la guida di Mailchimp alle proiezioni di vendita. In Zoho CRM il report di previsione mostra, per ogni utente, tutte le trattative che rientrano nel periodo di previsione e confronta l'avanzamento con gli obiettivi.
Da questo funzionamento discende una conseguenza pratica. Il numero che il management legge non è migliore delle trattative su cui poggia. Una data di chiusura sbagliata, un importo vecchio o un obiettivo assegnato alla persona sbagliata bastano a spostare la previsione. Le sezioni che seguono mostrano come impostare periodi, obiettivi e visibilità, come leggere il report e quali errori di configurazione falsano i numeri.
Previsione, proiezione e obiettivo: tre concetti da tenere separati
Previsione, proiezione e obiettivo descrivono tre cose diverse, e confonderle è la prima causa di numeri poco credibili. Conviene fissare le definizioni prima di toccare la configurazione di Zoho CRM.
- Previsione di vendita: stima basata soprattutto sui dati storici, aggiornata spesso, rivolta al futuro immediato.
- Proiezione di vendita: stima su un orizzonte che va da un trimestre fino ai prossimi 5 anni, che considera anche aspetti qualitativi e produce più scenari.
- Obiettivo: il traguardo assegnato a un commerciale o a un team, con cui il report di previsione di Zoho CRM confronta l'avanzamento.
La differenza conta perché l'obiettivo esprime ciò che l'azienda vuole ottenere. La previsione, invece, esprime ciò che la pipeline lascia ragionevolmente attendere. Se un responsabile commerciale ricopia l'obiettivo nella previsione, il management vede un desiderio e non una stima.
Secondo Mailchimp, in genere le aziende usano sia proiezioni sia previsioni per pianificare i cambiamenti attesi nell'economia o nella domanda. La stessa fonte ricorda che le proiezioni non possono essere accurate al 100%. Per questo suggerisce di considerare scenari migliori e peggiori invece di puntare su un unico risultato. In Zoho CRM la previsione mensile resta lo strumento operativo, mentre gli scenari di medio periodo appartengono al lavoro di pianificazione della direzione.
Edizioni di Zoho CRM con Forecast e prerequisiti da verificare
Forecast in Zoho CRM è disponibile nelle edizioni Enterprise e Ultimate, come indica l'annuncio di Zoho sul report di previsione. Prima di qualsiasi impostazione, quindi, verifichi l'edizione attiva nella Sua organizzazione. Le etichette di probabilità sulle trattative, descritte più avanti, sono disponibili per tutti gli utenti in tutti i data center tranne IN.
Il secondo prerequisito riguarda la visibilità dei dati. Ruoli, profili e regole di condivisione decidono chi vede e chi modifica ogni record in Zoho CRM. Conviene definirli prima delle previsioni. Stabiliscono infatti chi può consultare e aggiornare le trattative su cui la previsione si basa.
Il terzo prerequisito è la qualità delle trattative già presenti. Ogni trattativa aperta dovrebbe avere almeno questi dati compilati:
- un proprietario attivo, cioè un commerciale ancora in organico;
- un importo aggiornato all'ultima offerta;
- una data di chiusura realistica, non scaduta.
Questi controlli rientrano nella più ampia checklist di configurazione di Zoho CRM prima del go-live. Se l'organizzazione è già in produzione, può provare le modifiche in un ambiente separato. La Sandbox di Zoho CRM permette di provare workflow, Blueprint, pagine Canvas e integrazioni native in un ambiente isolato.
Periodi di previsione in Zoho CRM: mese, trimestre e ritmo di revisione
Il periodo di previsione è l'intervallo di tempo a cui si riferiscono la stima e l'obiettivo, e va scelto prima di tutto il resto. In una discussione nella community di Zoho, un utente dell'edizione Enterprise descrive il proprio caso. Nella scheda Forecast poteva creare una previsione aggregata mensile per ciascun trimestre. La struttura di base, quindi, è il trimestre suddiviso in mesi.
La scelta pratica è far coincidere il periodo con il ritmo delle riunioni commerciali. Se la direzione rivede la pipeline ogni mese, la previsione mensile dentro il trimestre è il livello giusto. Cambiare periodo a metà anno rende invece impossibile il confronto con i mesi precedenti.
Mailchimp osserva che le previsioni vengono aggiornate più spesso delle proiezioni e guardano al futuro immediato. Per l'orizzonte breve il report di previsione di Zoho CRM offre proiezioni per i prossimi 10, 20 o 30 giorni. Questa vista serve a capire che cosa può chiudersi entro la fine del mese, non a sostituire il periodo principale.
Il primo passo di qualunque stima resta lo stesso: raccogliere i dati storici sulle vendite. Prima di fissare il periodo, quindi, verifichi di avere nel CRM uno storico di trattative chiuse sufficiente per confrontare mesi e trimestri. Senza quello storico, la previsione del primo anno va letta come un riferimento da calibrare.
Obiettivi per commerciale: dal totale aziendale alla quota individuale
Gli obiettivi per commerciale vanno decisi in modo esplicito, perché il report di previsione confronta l'avanzamento di ogni utente con il suo traguardo. Nella stessa discussione della community di Zoho, l'utente chiedeva come suddividere la previsione aggregata dell'organizzazione tra i singoli venditori. Chiedeva anche come collegare il numero mensile alla quota individuale di ciascun membro del team.
La domanda rivela una scelta che molte aziende rimandano. L'obiettivo può nascere dall'alto, come totale aziendale poi ripartito tra le persone. Può anche nascere dal basso, come somma degli impegni dei singoli commerciali. Entrambe le strade funzionano, purché la regola sia scritta e applicata ogni trimestre allo stesso modo.
Ogni obiettivo deve appartenere a un utente che possiede davvero le trattative corrispondenti. Nei progetti Svennis, prima di caricare gli obiettivi verifichiamo con il responsabile commerciale che ogni trattativa aperta abbia un proprietario attivo, un importo e una data di chiusura. È proprio in quei campi che vediamo nascere le discrepanze più frequenti tra previsione e risultato.
Gli obiettivi di vendita non vanno confusi con le provvigioni. Per i compensi Zoho ha introdotto Incentives for Zoho CRM, che serve a costruire, automatizzare e tracciare le provvigioni, dai piani fino ai pagamenti. Gli obiettivi di previsione misurano invece l'avanzamento commerciale rispetto alla pipeline.
Il report di previsione di Zoho CRM: etichette Likely to Win, At Risk e Low Priority
Il report di previsione di Zoho CRM indica la probabilità di successo di ogni trattativa. Per farlo associa il comportamento delle trattative aperte allo storico delle trattative già concluse. Su questa base assegna a ciascuna trattativa aperta, commerciale per commerciale, una di tre etichette:
- Likely to Win: trattative che mostrano i tratti di quelle andate a buon fine e che dovrebbero chiudersi entro il periodo di previsione.
- At Risk: trattative con caratteristiche simili a quelle perse in passato, quindi più esposte al fallimento.
- Low Priority: trattative di solito nelle fasi iniziali, che difficilmente si chiuderanno nel periodo in corso.
Il report riassume poi i ricavi potenziali del periodo sulla base delle sole trattative Likely to Win. È il numero più prudente a disposizione del management, perché esclude ciò che lo storico considera incerto.
C'è un limite da conoscere. Se i dati sul comportamento di una trattativa non bastano, la colonna "All Factors" mostra un valore vuoto. Un valore vuoto non significa che la trattativa vada male. Significa che il sistema non ha elementi per giudicarla.
Le etichette dipendono dallo storico, e la stessa logica vale per altre funzioni di Zoho. Il blog Svennis lo ricorda a proposito del lead scoring: il punteggio di Zia è affidabile solo se lo storico dei lead è ordinato. Uno storico di trattative con date e importi incoerenti produce etichette altrettanto incoerenti.
Esempio guidato: la revisione mensile della previsione di un team commerciale
La revisione mensile della previsione in Zoho CRM si può svolgere con una sequenza fissa di controlli. L'esempio riguarda una direzione commerciale che usa l'edizione Enterprise, con periodo mensile dentro il trimestre e un obiettivo per ogni commerciale. La sequenza è questa:
- Apra il report di previsione del mese in corso e controlli, per ogni commerciale, l'avanzamento rispetto all'obiettivo.
- Legga il riepilogo dei ricavi potenziali basato sulle trattative Likely to Win e lo confronti con l'obiettivo del team.
- Passi alle trattative At Risk e chieda a ogni proprietario un'azione concreta e una data per la prossima verifica.
- Controlli le trattative Low Priority che hanno comunque una data di chiusura nel mese: spesso la data va spostata in avanti.
- Esamini le trattative con "All Factors" vuoto e le valuti con il commerciale, perché il sistema non ha dati per etichettarle.
- Usi la proiezione a 10, 20 o 30 giorni per capire che cosa può ancora chiudersi prima della fine del periodo.
- A fine mese confronti la previsione con le trattative effettivamente vinte e con il fatturato emesso.
L'ultimo punto è quello che rende la previsione credibile nel tempo. Annotare ogni mese la differenza tra previsione e chiuso mostra se il team tende a sovrastimare o a sottostimare. Dopo alcuni mesi, questa tendenza diventa un dato utile per correggere gli obiettivi del trimestre successivo.
Errori di impostazione che rendono inaffidabili le previsioni in Zoho CRM
Gli errori che falsano le previsioni in Zoho CRM sono quasi sempre errori di dati e di regole, non del modulo Forecast. La tabella riassume i più comuni, l'effetto che hanno sui numeri e il controllo da fare ogni mese.
| Errore | Effetto sui numeri | Controllo mensile |
|---|---|---|
| Data di chiusura assente o scaduta | La trattativa finisce nel periodo sbagliato o resta fuori dal report | Elenco delle trattative aperte con data passata |
| Importo non aggiornato all'ultima offerta | Previsione e ricavi potenziali non riflettono la pipeline reale | Revisione degli importi delle trattative Likely to Win |
| Obiettivo solo aggregato, senza quota individuale | Impossibile confrontare l'avanzamento di ogni commerciale | Verifica che ogni commerciale attivo abbia il suo obiettivo |
| Trattative intestate a utenti non più attivi | Obiettivi e trattative appartengono a persone diverse | Riassegnazione delle trattative orfane |
| Storico di trattative chiuse disordinato | Etichette poco affidabili e più valori vuoti in "All Factors" | Pulizia di fasi, date e motivi di perdita delle trattative chiuse |
| Obiettivo copiato nella previsione | Il management vede un desiderio, non una stima | Previsione e obiettivo tenuti in campi e discussioni separati |
Per ridurre gli errori sulle date e sugli importi può aiutare un processo guidato. In Zoho CRM una regola di workflow esegue azioni in automatico, mentre un Blueprint guida l'utente fase per fase. Un Blueprint ben disegnato porta il commerciale ad aggiornare la trattativa nel momento in cui cambia fase, invece che a fine trimestre.
Previsioni di vendita in un'azienda italiana: confronto con il fatturato e con lo SdI
Per un'azienda italiana il "fatturato chiuso" con cui confrontare la previsione è quello effettivamente fatturato, non solo la trattativa segnata come vinta. Le fatture emesse passano dal Sistema di Interscambio. Per inviare allo SdI le fatture emesse in Zoho Books si ricorre di norma a un intermediario. Il dato di riferimento, quindi, vive spesso fuori da Zoho CRM, in Zoho Books o nel gestionale.
Il confronto mensile funziona solo se trattativa vinta e fattura sono collegate in modo affidabile. Se l'azienda usa SAP Business One come gestionale, l'integrazione tra SAP Business One e Zoho CRM serve proprio a evitare il confronto a mano tra due elenchi. Senza un collegamento, la differenza tra previsione e fatturato si ricostruisce con fogli di calcolo e arriva in ritardo.
Il settore cambia anche il valore dello storico. Mailchimp cita i produttori di telefoni: i loro dati anno su anno sono quasi inutili, perché ogni anno esce un nuovo modello. Un caso simile riguarda le aziende che lavorano per collezioni, descritte nella pagina su Zoho CRM per la moda e il wholesale B2B. Lì il periodo di confronto più sensato è la stagione, non l'anno solare.
Chi ha cicli di vendita lunghi, come molte imprese descritte nella pagina su Zoho CRM per la manifattura, deve invece fare attenzione alle date di chiusura. Una trattativa che dura mesi sposta facilmente la propria data, e con essa la previsione del trimestre.
Prossimi passi per impostare previsioni e obiettivi in Zoho CRM
Il modo più rapido per rendere affidabili le previsioni in Zoho CRM è procedere in un ordine preciso. Ogni passo si appoggia sul precedente:
- Verifichi che l'organizzazione usi l'edizione Enterprise o Ultimate, le uniche con Forecast.
- Riveda ruoli, profili e regole di condivisione, così che ogni responsabile veda le trattative del proprio team.
- Pulisca le trattative aperte: proprietario attivo, importo aggiornato, data di chiusura realistica.
- Scelga il periodo di previsione in base al ritmo delle riunioni commerciali e non lo cambi durante l'anno.
- Scriva la regola per gli obiettivi, dall'alto o dal basso, e assegni una quota a ogni commerciale.
- Fissi in calendario la revisione mensile e annoti ogni volta la differenza tra previsione e fatturato emesso.
Se dopo i primi tre mesi la differenza resta ampia, la causa va cercata nei dati delle trattative prima che nel modulo. Ricontrolli la tabella degli errori e parta dalle date di chiusura, che sono il campo più soggetto a slittamenti.
Se preferisce affidare la configurazione a chi la segue ogni giorno, la pagina sull'implementazione di Zoho CRM in Italia descrive come Svennis imposta il CRM, dalla struttura delle trattative ai report per la direzione.
