Selezione del personale con Zoho Recruit: la procedura in quattro passi
La selezione del personale con Zoho Recruit si imposta in quattro passi. Prima si crea la posizione nel modulo Job Openings. Poi si definiscono le fasi della pipeline con i relativi campi e permessi, e si organizzano i colloqui tramite Microsoft Teams o Google Meet. Infine il candidato assunto diventa dipendente in Zoho People con un clic.
Zoho Recruit è una piattaforma di selezione in cloud. Fornisce ai reparti HR e alle agenzie di selezione gli strumenti per coprire le posizioni, dalla ricerca dei candidati alla preparazione dell'onboarding. Non richiede software né archiviazione di dati presso la Sua sede. Funziona dal browser e come app per Android e iOS.
Al suo interno convivono due componenti distinte:
- un Applicant Tracking System (ATS), cioè un sistema che accelera la ricerca dei candidati e ordina il processo di assunzione con flussi automatici;
- un recruitment CRM, cioè una piattaforma di gestione delle relazioni con i candidati, utile per coltivare anche chi oggi non cerca lavoro attivamente.
Questa guida segue l'ordine in cui conviene lavorare. Si parte dalla scelta del piano, poi vengono gli annunci, la pipeline, la scheda candidato e i colloqui. Seguono i collegamenti con le altre applicazioni Zoho, un esempio completo e i punti di attenzione sui dati dei candidati in Italia.
Piani di Zoho Recruit: posizioni attive e funzioni a confronto
Il piano di Zoho Recruit determina quante posizioni può tenere aperte ogni selezionatore e quali automazioni ha a disposizione. La pagina prezzi di Zoho Recruit elenca tre piani, con licenze calcolate per utente.
| Piano | Posizioni attive per licenza recruiter | Cosa include |
|---|---|---|
| Free | 1 | Funzioni di base; gli add-on non sono supportati |
| Standard | 10 | Gerarchia dei reparti, oltre 50 integrazioni, funzioni AI |
| Enterprise | 20 | Tutto lo Standard più AI Candidate Matching, portali per candidati e staffing, Layout Rules, Blueprint, personalizzazione avanzata |
La prova gratuita dura 15 giorni e apre tutte le funzioni Enterprise. Alla scadenza l'account passa al piano Free senza perdita di dati. La prova non richiede carta di credito né contratti vincolanti.
Per gli importi aggiornati faccia riferimento solo alla pagina prezzi di Zoho. La stessa pagina indica uno sconto fino al 16% con la fatturazione annuale. I piani a pagamento hanno una garanzia di rimborso completo entro 45 giorni, con opzioni di rimborso proporzionale oltre quel termine. Il piano si può cambiare in qualsiasi momento dall'interno dell'applicazione.
Un dettaglio incide sul budget. Le licenze per hiring manager e dipendenti si acquistano solo in pacchetti da 10. Se molti responsabili di reparto devono valutare i candidati, conviene contarli prima di scegliere il piano. Anche il servizio di migrazione dei dati ha un prezzo separato.
Annunci di lavoro in Zoho Recruit: creare la posizione e pubblicarla
Ogni ricerca di personale in Zoho Recruit parte da un record nel modulo Job Openings. I moduli compaiono come schede dell'applicazione, per esempio Job Openings, Contacts e Clients. La scheda Home raccoglie componenti di più moduli, tra cui Candidates, Clients e Job Openings, e offre una vista d'insieme delle ricerche in corso.
Prima di creare la prima posizione, controlli i campi del modulo. Zoho Recruit ha campi standard predefiniti e consente di aggiungere campi specifici del Suo settore. Un'azienda manifatturiera, per esempio, può voler registrare il turno previsto o il patentino richiesto. Aggiungere i campi prima evita annunci compilati in modo diverso da ogni selezionatore.
Una volta creata, la posizione si pubblica su tre tipi di canale:
- siti carriere personalizzabili, cioè la pagina "Lavora con noi" dell'azienda;
- oltre 75 job board gratuite, a pagamento e premium;
- i social media.
Zia, l'assistente AI di Zoho Recruit, aiuta a redigere descrizioni delle posizioni, e-mail e test di valutazione. Aiuta anche nella ricerca dei candidati e nella prima selezione. Usi le bozze di Zia come punto di partenza e le faccia rileggere a chi conosce il ruolo: requisiti e condizioni dell'offerta restano una responsabilità dell'azienda.
Tenga presente il limite del piano. Con il piano Free ogni licenza recruiter regge una sola posizione attiva. Con lo Standard le posizioni diventano 10 e con l'Enterprise 20.
Pipeline dei candidati: fasi, campi e permessi da decidere prima
La pipeline di selezione è la sequenza di fasi che ogni candidato attraversa, dalla candidatura ricevuta all'assunzione o all'esclusione. In Zoho Recruit la pipeline va progettata prima di ricevere il primo curriculum. Un elenco tipico per una PMI comprende sei fasi:
- candidatura ricevuta;
- prima valutazione del curriculum;
- colloquio con HR;
- colloquio tecnico con il responsabile di reparto;
- offerta;
- assunto oppure non idoneo.
Le fasi sono una scelta dell'azienda, non un modello imposto dal software. Conviene tenerle poche e con un significato condiviso. Ogni fase in più è un aggiornamento in più che qualcuno deve ricordarsi di fare.
Il secondo punto riguarda i permessi. La sezione Fields di ogni modulo ha due sottosezioni: Field listing, per creare e ordinare i campi, e Fields Permission, per stabilire chi vede e chi modifica ciascun campo. Le aspettative economiche del candidato, per esempio, possono restare visibili solo all'ufficio HR e non al responsabile tecnico che conduce il colloquio.
Nei progetti di Svennis fissiamo fasi della pipeline e permessi sui campi insieme al responsabile HR prima di pubblicare il primo annuncio. Quando questo passaggio viene rimandato, vediamo spesso i selezionatori annotare nei campi liberi informazioni che nessuno aveva previsto di raccogliere, e ripulirle dopo costa più che progettarle prima.
Scheda candidato in Zoho Recruit: ordinare le liste correlate
La scheda candidato si adatta al processo con la personalizzazione a livello di pagina. La personalizzazione a livello di pagina è la modifica della pagina di dettaglio di un record e dei layout collegati: aggiungere, togliere e riordinare sezioni. In Zoho Recruit avviene attraverso la sezione Related List della pagina di dettaglio, cioè l'elenco delle informazioni collegate al candidato.
La procedura, secondo la guida di Zoho alla personalizzazione delle pagine, richiede cinque passaggi:
- selezioni un record dalla vista elenco dei candidati;
- clicchi More > Organize Candidate Details, oppure passi il cursore sulla sezione Related List e clicchi l'icona Configure;
- nella finestra Organize Candidate Details selezioni o deselezioni le sezioni da mostrare;
- le riordini secondo le esigenze della Sua selezione;
- salvi: le modifiche compaiono nel layout della pagina di dettaglio del candidato.
La sezione Notes resta sempre in cima alla lista correlata e non si può spostare. Conviene sfruttarla. Chi apre la scheda trova subito le note dell'ultimo colloquio, senza scorrere la pagina.
Un criterio pratico per l'ordine delle altre sezioni è la frequenza d'uso. Metta in alto ciò che i selezionatori consultano a ogni contatto con il candidato e in basso ciò che serve una volta sola. Tolga le sezioni che nessuno usa: una scheda corta si legge più in fretta durante una telefonata.
Colloqui con Microsoft Teams o Google Meet e automazioni con Blueprint
I colloqui in Zoho Recruit si appoggiano agli strumenti di videochiamata che l'azienda usa già. Zoho Recruit è integrato in modo nativo con oltre 200 applicazioni, tra cui Google Meet, Microsoft Teams, Slack, Mailchimp e TestGorilla. Scelga lo strumento di videochiamata che i Suoi responsabili usano ogni giorno, così il colloquio non richiede un'abitudine nuova.
I responsabili di reparto partecipano attraverso i portali dedicati. Zoho Recruit offre portali per hiring manager, clienti, fornitori e candidati. Con l'add-on Employee License, venduto in pacchetti da 10, dipendenti e hiring manager possono segnalare candidati dal portale di referral interno e seguirne lo stato. L'app mobile per Android e iOS consente a chi è spesso fuori sede di leggere la scheda prima del colloquio.
Le automazioni riducono i passaggi manuali tra una fase e l'altra. Zoho Recruit mette a disposizione tre strumenti:
- Blueprint, che guida il candidato attraverso le fasi definite ed è incluso nel piano Enterprise;
- Workflow, regole che eseguono un'azione quando si verifica una condizione;
- Custom Functions, funzioni personalizzate per i casi che le regole standard non coprono.
Zoho cita come esempi la comunicazione con i candidati e l'approvazione delle offerte. Un uso tipico è inviare un'e-mail di conferma quando il candidato passa alla fase di colloquio. Un altro è chiedere l'approvazione della direzione prima che un'offerta parta. Automatizzi prima i passaggi che oggi vengono dimenticati, non quelli che funzionano già.
Collegare Zoho Recruit a Zoho People e agli strumenti di e-mail
Il collegamento con Zoho People evita di inserire due volte i dati del nuovo assunto. L'integrazione Zoho Recruit for Zoho People converte un candidato assunto in Zoho Recruit in un dipendente di Zoho People con un clic. È sviluppata da Zoho Corporation, è gratuita ed è un'integrazione nativa. Risulta pubblicata sul Marketplace il 15 novembre 2022.
Il collegamento funziona anche nella direzione opposta. Il blog di Zoho ha presentato nell'aprile 2020 un add-on che sincronizza gli utenti da Zoho People a Zoho Recruit. Così i dipendenti già censiti in People possono lavorare in Recruit senza essere ricreati a mano.
Per le e-mail ai bacini di candidati, Zoho Recruit è integrato in modo nativo con strumenti di e-mail marketing come Mailchimp. Questo serve a chi tiene un elenco di profili da ricontattare quando si apre una nuova posizione. Se la Sua azienda usa già Zoho Campaigns per le comunicazioni, verifichi quale collegamento è disponibile prima di progettare gli invii. La pagina su Zoho Campaigns con Svennis descrive il prodotto.
Se la Sua azienda usa già People e altre applicazioni Zoho, magari all'interno di un abbonamento più ampio, Recruit diventa il punto d'ingresso dei futuri dipendenti. Per capire come si combinano le applicazioni della suite, la recensione di Zoho One per le aziende italiane offre il quadro generale. Ciò che accade dopo l'assunzione è trattato nella guida del blog "Primi 14 giorni con Zoho People: organigramma e onboarding nell'ordine giusto".
Esempio completo: assumere un tecnico manutentore con Zoho Recruit
Questo esempio segue una PMI manifatturiera che cerca un tecnico manutentore con il piano Standard. L'azienda è ipotetica, ma ogni impostazione citata esiste in Zoho Recruit. Il percorso copre sette passaggi, dalla posizione al dipendente.
- Campi. In Field listing del modulo Job Openings, l'ufficio HR aggiunge due campi specifici: turno previsto e patentini richiesti.
- Permessi. In Fields Permission del modulo Candidates, il campo con le aspettative economiche resta visibile solo all'HR.
- Posizione. L'HR crea il record in Job Openings e chiede a Zia una prima bozza della descrizione, che il responsabile della manutenzione corregge.
- Pubblicazione. L'annuncio esce sul sito carriere aziendale e su alcune job board scelte tra le oltre 75 disponibili.
- Scheda candidato. Con More > Organize Candidate Details l'HR porta in alto le sezioni consultate a ogni contatto e toglie quelle inutili.
- Colloqui. Il colloquio tecnico si svolge su Microsoft Teams, il responsabile entra dal portale hiring manager e registra l'esito nelle Notes.
- Assunzione. Il candidato scelto passa in Zoho People con l'integrazione nativa e l'onboarding parte da lì.
Due scelte dell'esempio meritano attenzione. La prima è che i campi e i permessi vengono decisi prima dell'annuncio, non dopo i primi curriculum. La seconda è che il responsabile tecnico non riceve una licenza recruiter completa: lavora dal portale, perché le licenze hiring manager si comprano in pacchetti da 10 e vanno dimensionate.
Se in seguito l'azienda volesse un percorso obbligato tra le fasi, con Blueprint e approvazione dell'offerta, dovrebbe passare al piano Enterprise. Il cambio si fa dall'interno dell'applicazione.
Dati dei candidati in Italia: conservazione, informativa e Garante privacy
Un'azienda italiana che seleziona personale con Zoho Recruit tratta dati personali dei candidati e deve rispettare il GDPR. Questa guida non indica un periodo di conservazione valido per tutti. Decida per quanto tempo conserva curriculum e note dei colloqui insieme al Suo consulente privacy. Poi scriva la scelta nell'informativa ai candidati e la applichi davvero nei record di Recruit.
Le decisioni recenti del Garante per la protezione dei dati personali indicano dove sta il rischio. Il 24 febbraio 2026 il Garante ha intimato ad Amazon lo stop alla schedatura dei lavoratori, per la raccolta di informazioni su patologie, attività sindacali, vita personale e dei familiari. Il 28 maggio 2026 ha avvertito una start-up italiana per un plug-in in grado di rilevare linguaggio, emozioni e livello di stress dei dipendenti.
Per la selezione derivano tre indicazioni pratiche:
- non crei campi personalizzati per informazioni che non servono alla valutazione del ruolo;
- usi Fields Permission per limitare la visibilità dei dati più delicati;
- tenga le proposte di Zia e dell'AI Candidate Matching sotto la revisione di una persona.
Per formarsi, il Garante mette a disposizione l'applicazione OLIVIA, con 15 corsi gratuiti sul GDPR e test di verifica. L'Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP) del Garante risponde a quesiti sul trattamento e sulla protezione dei dati personali.
C'è infine un aspetto pratico per gli acquisti. Il Marketplace di Zoho segnala che i pagamenti non sono ancora aperti agli utenti dell'Unione europea. Per un'estensione a pagamento, come Best Candidate For Zoho Recruit, che calcola una percentuale di corrispondenza tra competenze e requisiti, l'acquisto passa quindi da una richiesta via e-mail al Marketplace.
Prossimi passi per avviare la selezione con Zoho Recruit
Il modo più sicuro per avviare Zoho Recruit è decidere il processo sulla carta e solo dopo aprire la prova gratuita. I 15 giorni di prova con tutte le funzioni Enterprise sono pochi se si comincia senza un piano. Questa sequenza di lavoro li rende sufficienti:
- scriva le fasi della pipeline e chi interviene in ciascuna;
- elenchi i campi che servono davvero e chi deve vederli;
- conti selezionatori e responsabili di reparto, per scegliere tra licenze recruiter e pacchetti hiring manager;
- definisca con il consulente privacy i tempi di conservazione e il testo dell'informativa;
- apra la prova, configuri una posizione reale e la porti fino alla conversione in Zoho People;
- scelga il piano in base a ciò che ha usato davvero durante la prova.
Se al termine dei 15 giorni non attiva un piano a pagamento, l'account passa al piano Free e i dati restano. Può quindi provare senza il timore di perdere il lavoro fatto. Ricordi però che il piano Free regge una sola posizione attiva per licenza.
Se preferisce impostare il processo con un supporto esterno, la pagina Zoho Recruit con Svennis descrive come affianchiamo le aziende italiane nella configurazione. Se invece Recruit fa parte di un progetto più ampio sulle applicazioni Zoho, parta dalla pagina sull'implementazione di Zoho One in Italia.
