Magazzini, codici a barre e trasferimenti in Zoho Inventory: le tre decisioni da prendere
Per impostare correttamente magazzini, codici a barre e trasferimenti in Zoho Inventory servono tre decisioni, in quest'ordine. Prima si stabilisce quali sedi creare come magazzini o come filiali. Poi si assegna a ogni articolo un codice a barre legato a una sola unità di misura. Infine si decide chi approva gli spostamenti di merce tra le sedi.
Il termine centrale di questa guida è l'ordine di trasferimento. Un ordine di trasferimento (Transfer Order) è il documento con cui Zoho Inventory registra lo spostamento di una quantità di merce da una sede a un'altra della stessa azienda. Se le sedi e i codici sono impostati bene, ogni trasferimento lascia le giacenze di entrambe le sedi allineate alla realtà.
La maggior parte dei problemi di giacenza nasce dalla configurazione, non dal software. Anche il produttore di software di magazzino SWEET osserva che non esiste una percentuale di risparmio valida per tutti. Secondo la stessa fonte, i risultati dipendono da dati, processi, configurazione e utilizzo del sistema.
Questa guida segue lo stesso ordine delle tre decisioni. Le sezioni trattano la struttura delle sedi, il piano di codifica, la scansione, un esempio di trasferimento, le approvazioni e il controllo delle giacenze nel tempo. Chiudono una tabella di verifica e una sezione dedicata alle aziende italiane.
Magazzini e filiali in Zoho Inventory: come strutturare le sedi
In Zoho Inventory ogni sede fisica in cui si tiene merce diventa una location, cioè un luogo con una propria giacenza. Le location possono essere magazzini (Warehouses) oppure filiali (Branches). La scelta va fatta guardando a come lavora l'azienda, non all'organigramma.
Un criterio pratico aiuta a decidere. Crei una location per ogni luogo in cui qualcuno riceve, preleva o spedisce merce. Un deposito in cui la merce non viene mai contata separatamente non ha bisogno di una location propria. Ogni location in più è un'altra giacenza da riconciliare durante l'inventario.
Campi personalizzati sulle sedi
Le location possono avere campi personalizzati di tipo lookup. Un campo lookup è un campo che collega il record a un record di un altro modulo, per esempio la sede al responsabile o al centro di costo. Con la release di agosto-ottobre 2025 Zoho ha esteso questi campi dalle sole Warehouses anche alle Branches.
Ubicazioni dentro il magazzino
Dentro un magazzino la merce si può tracciare per ubicazione, che Zoho chiama bin. Un bin è un punto preciso di stoccaggio, come uno scaffale o un ripiano. Per gli articoli tracciati per bin l'amministratore può indicare un Preferred Bin a livello di riga. Il Preferred Bin compare a chi prepara l'ordine sulla schermata di aggiornamento della picklist, e il magazziniere può comunque scegliere un bin diverso.
Codici a barre: il piano di codifica viene prima del software
Un codice a barre è un codice di identificazione fatto di elementi grafici, letto da un sensore a scansione e decodificato per ricavarne l'informazione. Prima di generare o stampare etichette in Zoho Inventory serve un piano di codifica. Il piano stabilisce quali codici usare, su quali oggetti e con quale formato.
L'integratore AC Sistemi propone cinque passi per introdurre i codici a barre in magazzino:
- creare il piano di codifica;
- scegliere il software;
- scegliere la simbologia;
- progettare e stampare le etichette;
- standardizzare le procedure.
La simbologia è la famiglia di codici a barre adottata. Secondo la stessa fonte, i codici 1D come Codice 128, EAN e UPC servono per dati semplici. I codici 2D come QR Code e Data Matrix contengono più dati in poco spazio. Per un catalogo di articoli con un solo identificativo ciascuno, un codice 1D è di solito sufficiente.
Etichette e stampanti
Le etichette si scelgono anche per il materiale: carta, poliestere, PVC o polipropilene. AC Sistemi indica le stampanti a trasferimento termico per etichette durevoli e le stampanti termiche per usi a breve termine. Un'etichetta su uno scaffale deve durare anni, mentre quella su un collo in uscita serve per pochi giorni.
Il software, secondo la stessa fonte, deve essere compatibile con lettori, terminali e stampanti e deve permettere di stampare le etichette.
Un codice a barre per ogni unità di misura: l'errore del cartone contato come pezzo
Ogni codice a barre in anagrafica deve corrispondere a un solo articolo e a una sola unità di misura. SWEET lo riassume così: un cartone non equivale automaticamente a un pezzo. L'associazione fra codice, articolo e unità di misura deve essere coerente con le confezioni che l'azienda tratta davvero.
Il problema nasce perché uno stesso prodotto spesso porta più codici. Può avere l'EAN del produttore, un codice interno aziendale e un codice fornito da un marketplace. Lo stesso accade con fornitori diversi o con prodotti venduti sia in confezione multipla sia singolarmente. Se il codice del cartone da dodici viene registrato come codice del pezzo, ogni scansione carica un pezzo al posto di dodici.
Nelle implementazioni Zoho One che Svennis segue, verifichiamo l'anagrafica codici prima di stampare la prima etichetta. L'errore che vediamo più spesso è proprio il codice della confezione multipla collegato all'unità singola, che altera le giacenze fin dal primo ricevimento.
Un'etichetta leggibile non è un'etichetta corretta
SWEET ricorda anche che un'etichetta leggibile può essere associata all'articolo sbagliato. Il lettore emette il segnale di conferma e il sistema accetta il codice, ma la giacenza si sposta sull'articolo errato. Per questo il controllo va fatto sull'anagrafica, confrontando a campione il codice stampato con la scheda articolo, e non solo sulla qualità di stampa.
Scansione in Zoho Inventory: fatture, trasferimenti, ricevute di vendita e picklist
Zoho Inventory permette di scansionare gli articoli per aggiungerli direttamente alle righe di diversi documenti. Fino alla release di agosto-ottobre 2025 la scansione era disponibile solo nelle fatture. Ora si usa anche negli ordini di trasferimento e nelle ricevute di vendita (Sales Receipts).
La release del secondo trimestre 2025 ha portato la scansione anche nel modulo Picklist. Una picklist è l'elenco di prelievo che il magazziniere segue per preparare gli ordini. Durante la scansione il sistema impedisce di prelevare più del richiesto e segnala i codici non riconosciuti. Permette anche di azzerare la lettura per passare a un nuovo lotto o a un nuovo bin.
Lettori, telefoni e browser
Per la lettura servono tre elementi: i codici sui prodotti, un terminale o lettore ottico e un software gestionale che raccolga i dati. Nel forum di Zoho un utente descrive la modalità scanner dell'app mobile, che usa la fotocamera del telefono. Lo stesso utente chiede quando l'app supporterà lettori dedicati come i modelli Zebra.
Prima di acquistare terminali, quindi, provi l'apparecchio scelto con il Suo account e con i documenti che userà davvero. Controlli anche le postazioni fisse. Dal 15 maggio 2024 Zoho Inventory non supporta più le versioni di Firefox e Google Chrome precedenti alla 100.
Ordine di trasferimento tra due sedi: un esempio passo per passo
Un esempio aiuta a vedere come le impostazioni lavorano insieme. Un'azienda ha due location in Zoho Inventory: un magazzino centrale e una filiale di vendita. La filiale ha poche unità di un articolo venduto anche in cartone, e il magazzino centrale le spedisce un rifornimento.
La sequenza tipica è questa:
- Un utente crea un ordine di trasferimento con sede di origine il magazzino centrale e sede di destinazione la filiale.
- Il magazziniere aggiunge gli articoli scansionando i codici a barre direttamente sulle righe dell'ordine di trasferimento.
- Per ogni riga controlla l'unità di misura: se scansiona il codice del cartone, la quantità deve corrispondere ai pezzi contenuti.
- Se è attiva un'approvazione, l'ordine attende il responsabile indicato prima di proseguire.
- Alla consegna, la filiale verifica che quantità e articoli ricevuti coincidano con l'ordine.
Il passo 3 è quello in cui si concentrano gli errori. Se l'anagrafica codici è corretta, la scansione registra la quantità giusta senza interventi manuali. Se non lo è, la giacenza della filiale risulta sbagliata già all'arrivo della merce.
Lo stesso ordine di trasferimento può nascere anche dal riordino automatico. Zoho Inventory consente infatti di creare un ordine di trasferimento dalla scheda delle richieste di rifornimento in sospeso, come spiegato più avanti in questa guida.
Approvazioni su ordini di trasferimento e rettifiche di inventario
Le approvazioni in Zoho Inventory servono a far controllare da un responsabile gli spostamenti di merce prima che diventino effettivi. Con la release del secondo trimestre 2025 Zoho ha esteso l'approvazione multilivello alle rettifiche di inventario (Inventory Adjustments) e agli ordini di trasferimento. Una rettifica di inventario è la registrazione che corregge la giacenza di un articolo, per esempio dopo un conteggio o un danno.
L'approvazione multilivello prevede più passaggi in sequenza. Gli amministratori dispongono di Final Approve, che approva in via definitiva saltando il flusso. Conviene limitare questo permesso a poche persone, altrimenti il controllo perde senso.
Approvazioni personalizzate
La release di agosto-ottobre 2025 ha aggiunto la Custom Approval per gli stessi due moduli. All'interno di un modulo si possono creare più approvazioni personalizzate e definirne l'ordine di priorità. In pratica, un trasferimento verso una filiale può seguire un percorso diverso da una rettifica di inventario rilevante.
Un criterio semplice è approvare ciò che modifica il valore del magazzino senza un documento di vendita o di acquisto dietro. Le rettifiche rientrano quasi sempre in questa categoria. I trasferimenti meritano un'approvazione soprattutto quando le sedi hanno responsabili diversi.
Inventario fisico e riordino: tenere le giacenze corrette nel tempo
Le giacenze restano corrette solo se il conteggio fisico e il riordino sono regolari. Nel forum di Zoho un utente segnala due limiti della funzione di conteggio (Stock Count). Riferisce di non riuscire a usarla senza assegnarla a una singola persona, mentre nella sua azienda contano più operatori. Riferisce anche di non poter aggiungere campi a ciò che vede chi conta, a partire dall'ubicazione dell'articolo.
Prima di pianificare un inventario a squadre, quindi, verifichi come funziona l'assegnazione del conteggio nel Suo account. Se la funzione non si adatta, organizzi i turni di conteggio per persona e per sede.
Rifornimenti automatici
La funzione Replenishments individua gli articoli da riordinare in base a impostazioni predefinite ed è disponibile solo nel piano Enterprise. Quando la giacenza di un articolo configurato scende sotto il livello di riordino, l'utente riceve una notifica nell'app. Dalla scheda Pending Replenishments può creare un ordine di acquisto o un ordine di trasferimento.
Report da controllare
Zoho ha introdotto tre nuovi report di inventario. Il Picklist Summary Report riepiloga tutte le picklist di un periodo scelto. Il Replenishment Task Details Report descrive i rifornimenti passati e in corso. Per seguire nel tempo rotazione, livelli di scorta ed errori, gli indicatori suggeriti da AC Sistemi, può affiancare un cruscotto in Zoho Analytics.
Checklist di impostazione: gli errori più frequenti in Zoho Inventory e come verificarli
La tabella riassume gli errori di impostazione più comuni su sedi, codici e trasferimenti, con il controllo che li intercetta prima della messa in produzione.
| Elemento | Errore frequente | Controllo prima del rilascio |
|---|---|---|
| Location | Una sede creata per ogni deposito, anche dove la merce non si conta separatamente | Ogni location corrisponde a un luogo in cui si riceve, preleva o spedisce |
| Codici a barre | Codice del cartone associato all'unità singola | Ogni codice ha un solo articolo e una sola unità di misura |
| Etichette | Etichetta leggibile ma collegata all'articolo sbagliato | Confronto a campione tra etichetta stampata e scheda articolo |
| Doppio sistema | Ricevimenti registrati sia nel nuovo sistema sia nel gestionale precedente | Una data di passaggio dopo la quale si registra in un solo sistema |
| Approvazioni | Final Approve concesso a troppi utenti | Elenco nominativo di chi può saltare il flusso |
| Postazioni | Browser non supportati in magazzino | Chrome o Firefox dalla versione 100 su ogni postazione |
La riga sul doppio sistema merita attenzione. SWEET avverte che, se un ricevimento entra nel nuovo sistema e viene registrato di nuovo nel precedente, la stessa merce può essere contata due volte. Lo stesso vale per la contabilità. Se l'azienda usa anche Zoho Books, concordi con chi la gestisce quale applicazione registra ogni movimento.
Un ultimo controllo riguarda la lettura stessa. Sempre secondo SWEET, la sola lettura di un codice non implica un movimento di stock. Verifichi quindi che ogni scansione avvenga dentro un documento, come un ordine di trasferimento o una picklist.
Codici a barre per un'azienda italiana: EAN, GS1-128 e merce importata
Un'azienda italiana trova quasi sempre sui prodotti il codice EAN (European Article Number). Secondo System Lazio, l'EAN è tra i codici più diffusi in Italia ed è molto usato nella grande distribuzione. Il Farmacode, usato per identificare i farmaci, è subito dopo per diffusione.
Nei magazzini prevalgono i codici lineari, in particolare il GS1-128, adatto alle applicazioni logistiche. Nel settore industriale contano anche il GS1-128 e il codice 39. Periodici e pubblicazioni usano i sistemi ISBN e ISSN.
Merce di importazione
Sugli imballi di merce proveniente da Stati Uniti, Canada, Regno Unito e Australia si trova spesso l'Universal Product Code (UPC). Un importatore riceve quindi lo stesso tipo di articolo con codici di famiglie diverse. Prima di caricarli in Zoho Inventory, il piano di codifica deve stabilire quale codice resta come identificativo principale e quali si aggiungono come alternativi.
In pratica, conviene mantenere l'EAN del produttore dove esiste e aggiungere un codice interno solo per ciò che ne è privo. Un codice interno aziendale è definito dall'azienda per le proprie esigenze di catalogazione. Così le etichette interne si limitano agli articoli che ne hanno davvero bisogno, come gli scaffali o i prodotti sfusi.
Prossimi passi per configurare magazzini, codici a barre e trasferimenti
Il primo passo concreto è un inventario delle informazioni, prima di qualsiasi impostazione. Prepari un elenco delle sedi fisiche e indichi per ciascuna se riceve, preleva o spedisce merce. Accanto, raccolga per ogni articolo i codici a barre presenti sulle confezioni e l'unità di misura a cui corrispondono.
Con questi due elenchi pronti, l'ordine di lavoro è il seguente:
- creare le location in Zoho Inventory, distinguendo magazzini e filiali;
- caricare i codici a barre, uno per articolo e unità di misura;
- provare lettori e telefoni su un ordine di trasferimento e su una picklist di test;
- impostare le approvazioni per rettifiche e trasferimenti;
- fissare la data dopo la quale il gestionale precedente non registra più movimenti.
Un trasferimento di prova tra due sedi, con articoli venduti sia a pezzo sia a cartone, mostra subito se l'anagrafica regge. Se le giacenze di arrivo coincidono con la merce contata, la configurazione è pronta per l'uso quotidiano.
Per vedere come Svennis imposta il modulo dentro Zoho One, consulti la pagina dedicata a Zoho Inventory per le aziende italiane.
Fonti
- Zoho: What's New in Zoho Inventory, agosto-ottobre 2025
- Zoho: What's New in Zoho Inventory, Q2 2025
- Zoho Community: Stock Count
- Zoho Community: Zoho Inventory MobileApp compatible with barcode scanners such as Zebra
- AC Sistemi: Le 5 fasi per implementare la gestione del magazzino con codici a barre
- System Lazio: Codici a barre e inventario di magazzino
- SWEET: Gestione multi codice a barre con un software WMS
